Organización Integral de Archivos
Al ser profesionales de archivos, contamos con el mejor equipo para realizar la clasificación de su archivo según el nivel de detalle requerido por su empresa:
- Organización documental por área o departamento.
- Clasificación por tipo de documento, fecha y/o alfanumérico.
- Detalle por caja, por expediente o por documento.
- Expurgo, depuración y retiro de la documentación, si lo requiere.
- Documentación ordenada y accesible
Podemos enumerar una serie de ventajas que pueden ser de especial importancia para su empresa enfocadas a la ordenación.
- Fácil acceso: de nada sirve una documentación si no está ordenada con cierta coherencia, se debe considerar un acceso simple, lógico y coherente que le permita localizarla de una manera rápida y directa.
- Cumplimiento legal: Es necesario que toda la documentación sea guardada según la situación fiscal que establezca un determinado número de años.
Un inventario describe el contenido y organización de los documentos que lo integran. Un inventario es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección mediante la reseña de sus series documentales.
El inventario no es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro, de control y localización tanto de la documentación como de la información que contiene.
Nuestra empresa le garantiza a través de un inventario archivístico “testimoniar documentalmente cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitando por ellos su recuento reglamentario, asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos y la ubicación con eficiencia y eficacia.
Al contar su empresa con una documentación ordenada no tendrá problemas para obtener la información requerida, agilizando la toma de decisiones y ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo.
El expurgo como parte de los procesos técnicos archivísticos consiste en retirar las copias conocidas como inútiles, así como los objetos de papelería que pueden dañar los documentos, que en conjunto ocupan espacio, el llevar a cabo esta tarea rescata espacios y colabora en gran medida para así disponer y administrar los documentos en su siguiente fase del ciclo vital, la depuración es la destrucción de toda esta documentación.
Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con los criterios predeterminados y que pueden ser:
- Clasificación de Fondos.
- Clasificación de Secciones y Subsecciones.
- Clasificación de Series y Subseries.
Conformamos grupos jerárquicos de documentos llamados fondos, secciones y series documentales. Siguiendo el modelo orgánico de su empresa, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica queda cristalizada en dicha clasificación.